Cổ tức bằng tiền: kiểm tra lợi nhuận và khả năng thanh toán trước khi chi

Điều 135 Luật Doanh nghiệp đặt điều kiện đối với việc trả cổ tức cổ phần phổ thông, trong đó có hoàn thành nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ tài chính, xử lý lỗ và trích lập các quỹ theo quy định, điều lệ. Công ty đồng thời phải bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản đến hạn ngay sau khi trả hết cổ tức. Không thể thay toàn bộ phép kiểm tra này bằng một xác nhận rằng tài khoản đang có tiền.

Ở chiều ngược lại, lợi nhuận chưa phân phối không chứng minh tiền mặt sẵn sàng. Doanh thu có thể đang nằm ở công nợ hoặc hàng tồn kho. DVT Venture đề xuất bộ phận tài chính lập hai bảng riêng: cơ sở lợi nhuận có thể phân phối và dự báo tiền sau chi cổ tức. Đây là công cụ quản trị, không phải một biểu mẫu luật định áp dụng chung.

Không áp dụng máy móc điều kiện của cổ phần phổ thông cho mọi loại cổ phần. Nếu có cổ phần ưu đãi, cần đọc điều lệ và điều kiện phát hành để xác định quyền tương ứng. Với công ty đại chúng, tổ chức tín dụng hoặc doanh nghiệp có chế độ riêng, phải bổ sung việc rà soát pháp luật chuyên ngành trước khi triển khai.

Theo cơ chế quản trị công ty cổ phần, Đại hội đồng cổ đông quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần; Hội đồng quản trị có nhiệm vụ liên quan đến kiến nghị mức và tổ chức thời hạn, thủ tục trả. Hồ sơ phải thể hiện đúng vai trò từng cấp, thay vì chỉ có một đề nghị thanh toán do người điều hành ký.

Đề xuất quản trị của DVT Venture là lập danh sách nghĩa vụ theo ngày dự kiến thanh toán: nợ vay, tiền hàng, lương và các khoản phải trả đã phát sinh. Khi một khoản đang được đề nghị gia hạn, chưa nên coi việc gia hạn đã hoàn tất nếu bên có quyền chưa chấp thuận theo thỏa thuận áp dụng.

Cần thử thêm tình huống khách hàng trả chậm hoặc khoản thu dự kiến không về đúng lịch. Kết quả thử sức chịu đựng không thay thế kết luận pháp lý, nhưng giúp người quyết định nhận diện phương án chia đang phụ thuộc vào giả định nào. Các giả định trọng yếu nên đi cùng tài liệu trình duyệt, không chỉ tồn tại trong trao đổi miệng.

Giả định Công ty A đã ghi nhận lợi nhuận từ việc bán hàng, trong khi phần lớn khách hàng chưa thanh toán. Công ty định chia tiền cho cổ đông ngay trước kỳ trả nợ nhà cung cấp. Đây là ví dụ giả định để phân tích, không phản ánh vụ việc hay kết quả tư vấn của DVT Venture.

Nhóm xử lý cần đối chiếu điều kiện pháp luật, rà soát lịch nghĩa vụ và trình phương án phù hợp: điều chỉnh mức đề xuất, tổ chức lại nguồn tiền hợp pháp hoặc xem xét thời điểm chi trong giới hạn quy định. Không nên lấy dự báo thu tiền làm chứng từ xác nhận tiền đã về, cũng không tự chuyển một khoản phải trả cổ tức thành khoản vay mà thiếu cơ sở thỏa thuận và phê duyệt.

Một bộ hồ sơ thực hành nên nối được báo cáo tài chính, căn cứ phân phối, nghị quyết, danh sách người hưởng và chứng từ chi. Cần có người đối soát số cổ phần, quyền hưởng và thông tin tài khoản. Danh sách cổ đông cần được kiểm tra theo hồ sơ sở hữu, không suy ra chỉ từ người đang điều hành công ty.

Điều 136 Luật Doanh nghiệp quy định việc thu hồi khoản cổ tức đã trả trái quy định và trách nhiệm có thể phát sinh đối với người quản trị. Vì vậy, nếu điều kiện thực tế thay đổi trước khi chi, cần báo cáo để xử lý theo thẩm quyền. Bài viết là hướng dẫn rà soát chung; việc áp dụng phải dựa trên loại cổ phần, điều lệ và tình trạng tài chính cụ thể.