Tăng vốn doanh nghiệp: nối dòng tiền với bộ hồ sơ sở hữu

1. Xác định tiền đi vào công ty hay người bán

Làm rõ bên nhận tiền trước khi soạn hồ sơ. Góp thêm vốn vào doanh nghiệp, cho doanh nghiệp vay và mua phần sở hữu của một người hiện tại có mục đích khác nhau. Nếu các bên kết hợp nhiều phương án, lập bảng riêng cho từng dòng tiền. Không dùng một nội dung chuyển khoản chung để giải thích cả khoản mua lại phần sở hữu và khoản tài trợ hoạt động.

2. Chốt bảng sở hữu trước và sau giao dịch

Bảng cần thể hiện vốn hoặc cổ phần hiện tại, khoản tham gia mới, tỷ lệ dự kiến và quyền kèm theo. Kiểm tra quyền của người đang sở hữu khi tiếp nhận vốn mới; đồng thời dự liệu trường hợp chỉ một phần tiền được chuyển đúng tiến độ. Người điều hành phải hiểu mức thay đổi quyền quyết định trước khi ký cam kết với nhà đầu tư, tránh chỉ nhìn số tiền nhận được.

• Tài sản góp vốn là tiền hay tài sản khác?
• Mốc xác nhận hoàn thành góp vốn được chứng minh bằng tài liệu nào?
• Quyền thông tin, điều hành và phân chia kết quả thay đổi ra sao?

3. Hoàn thiện phê duyệt trước khi thực hiện

Đối chiếu điều lệ và cơ cấu công ty để xác định người đề xuất, cơ quan quyết định và người ký. Hồ sơ nên giải thích phương án tăng vốn, người tham gia và cách xử lý phần vốn chưa hoàn thành. Danh mục thủ tục, biểu mẫu và thời điểm thực hiện cần kiểm tra theo quy định đăng ký đang áp dụng; Nghị định về đăng ký doanh nghiệp đã được sửa đổi trong năm 2026.

4. Tách kịch bản vay tạm khỏi tăng vốn

Ví dụ minh họa: một cổ đông chuyển tiền để trả nhà cung cấp trong lúc công ty đang đàm phán tăng vốn. Hai bên dự kiến sẽ tính khoản này vào vốn nhưng chưa thống nhất giá và tỷ lệ. Nên ghi rõ cơ chế cấp tiền giai đoạn chờ, điều kiện chuyển đổi và phương án nếu giao dịch không hoàn tất. Việc chuyển tiền trước không nên thay thế quyết định về quyền sở hữu sau đó.

5. Đối soát tài liệu với kế toán

Gom nghị quyết hoặc quyết định, thỏa thuận với người góp vốn, chứng từ chuyển tiền và tài liệu chuyển giao tài sản vào cùng một mã giao dịch. Kế toán kiểm tra người trả, người nhận và nội dung hạch toán; bộ phận pháp lý kiểm tra cơ cấu sở hữu. Khi có khác biệt, lập phiếu vấn đề cần xử lý. Không sửa ngày trên chứng từ để tạo cảm giác giao dịch đã hoàn tất đúng trình tự.

6. Bàn giao kết quả sau thay đổi

Sau thủ tục, cập nhật các hồ sơ sở hữu và bản điều lệ tương ứng; xác định thông tin phải cập nhật với cơ quan có thẩm quyền. Kiểm tra các cam kết ngân hàng, hợp đồng đầu tư hoặc giấy phép có phụ thuộc cơ cấu vốn không. Một người nên phụ trách bảng đối soát cuối cùng, ghi rõ việc đã hoàn thành, việc còn chờ và điều kiện sử dụng khoản tiền mới trong hoạt động.