Hàng giao không đúng chất lượng: lập hồ sơ khiếu nại ngay từ khâu nhận hàng

Tìm hợp đồng, đơn hàng đã xác nhận, phụ lục kỹ thuật và mẫu được hai bên chấp thuận. Tách tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng với tiêu chí chất lượng riêng trong giao dịch. Một nhận xét như hàng xấu hoặc không đạt nên được chuyển thành nội dung có thể đo, kiểm tra hoặc so sánh với tài liệu.

Điều 39 và Điều 40 Luật Thương mại là cơ sở quan trọng để đối chiếu hàng hóa không phù hợp và trách nhiệm của bên bán. Việc áp dụng còn phụ thuộc thỏa thuận, thời điểm tồn tại khiếm khuyết và tình trạng mà bên mua đã biết. Không nên kết luận trách nhiệm chỉ từ một ảnh chụp rời bối cảnh.

Biên bản nên có mã lô, số lượng kiểm tra, tỷ lệ phát hiện sai lệch, bao bì, niêm phong và điều kiện tại thời điểm nhận. Nếu có đo nhiệt độ hoặc lấy mẫu, ghi thiết bị, vị trí, thời gian và người thao tác. Ảnh, video cần nối được với biên bản, không chỉ lưu riêng trên điện thoại.

Mời bên giao hoặc đại diện nhà cung cấp cùng ghi nhận khi có thể. Nếu họ không tham gia, ghi rõ cách đã liên hệ và tình trạng phản hồi; cân nhắc giám định phù hợp tính chất tranh chấp. Nội dung do một bên lập vẫn cần được đánh giá cùng chứng cứ khác, không đương nhiên ràng buộc bên còn lại.

Phân tách phần hàng có vấn đề, ghi số lượng giữ lại và điều kiện bảo quản. Tránh vừa yêu cầu đổi trả vừa sử dụng hoặc phân phối hết lô hàng mà không lưu bằng chứng phù hợp. Với hàng có yêu cầu an toàn, cần ưu tiên quy trình chuyên ngành và biện pháp ngăn hàng không phù hợp đi tiếp vào hoạt động.

Chi phí lưu kho, kiểm tra, vận chuyển lại hoặc mua thay thế nên được ghi nhận riêng theo từng chứng từ. Việc có phát sinh chi phí không tự làm phát sinh quyền được bồi thường toàn bộ. Doanh nghiệp cần xem căn cứ trách nhiệm, quan hệ với vi phạm và nghĩa vụ hạn chế tổn thất trong trường hợp cụ thể.

Giả định kho của A ký nhận đủ 100 thùng hàng, sau đó phát hiện một phần sản phẩm khác quy cách. Cần xem phiếu nhận đang xác nhận số kiện hay xác nhận cả chất lượng. A lập bảng phân loại, đối chiếu tiêu chuẩn và thông báo cho B, đồng thời mời kiểm tra phần hàng còn nguyên để cùng xác định hiện trạng.

Một dòng ghi nhận đủ số kiện không nên bị dùng để suy ra mọi khiếm khuyết đã được chấp nhận. Ngược lại, bên mua cũng cần xem cơ chế kiểm tra và thời hạn thông báo đã thống nhất. Khiếm khuyết phát hiện được ngay và khiếm khuyết ẩn có thể cần cách đánh giá khác nhau dựa trên hồ sơ và quy định áp dụng.

Văn bản khiếu nại nên chỉ rõ lô hàng, căn cứ đối chiếu, chứng cứ, yêu cầu khắc phục và cách phối hợp kiểm tra. Phân biệt đề nghị thay hàng, sửa chữa, giảm giá, nhận lại hàng và yêu cầu bồi thường. Không gom mọi biện pháp vào một kết luận rằng bên bán đương nhiên phải chấp nhận tất cả.

Kiểm tra riêng thời hạn khiếu nại, thời hiệu giải quyết tranh chấp và hình thức gửi thông báo; đây không phải cùng một khái niệm. Lưu bằng chứng bên kia đã nhận thông báo. Email có thể là một phần hồ sơ, nhưng cần bảo đảm khả năng truy xuất và xác định đúng đầu mối nhận theo thỏa thuận.