Tổ chức pháp chế thuê ngoài để công việc không bị đứt đoạn

Xác định việc thường xuyên và việc theo dự án

Liệt kê các nhóm việc doanh nghiệp đang cần: hợp đồng, văn bản nội bộ, vấn đề vận hành hoặc một giao dịch riêng. Phân biệt các công việc trong phạm vi định kỳ với công việc cần thỏa thuận bổ sung để hai bên chủ động nguồn lực.

Chỉ định đầu mối và cách gửi yêu cầu

Mỗi yêu cầu cần có người phụ trách, mục tiêu, thời điểm cần kết quả và tài liệu hiện có. Người tư vấn có thể hỗ trợ xây biểu mẫu tiếp nhận ngắn để các phòng ban cung cấp thông tin nhất quán.

• Bối cảnh và câu hỏi cần xử lý.
• Dự thảo, hồ sơ và phiên bản đang sử dụng.
• Người quyết định và thời hạn mong muốn.

Ưu tiên theo tác động và thời hạn

Không phải mọi yêu cầu đều cần xử lý ngay. Hai bên nên thống nhất cách xác định ưu tiên theo tiến độ giao dịch, mức độ ảnh hưởng và khả năng cung cấp hồ sơ. Khi có việc gấp, trao đổi lại thời hạn của những việc đang chờ.

Theo dõi từ ý kiến đến thực hiện

Bảng theo dõi cần cho biết việc đã được tiếp nhận, đang xử lý, chờ thông tin hay đã hoàn thành. Với mỗi ý kiến tư vấn, làm rõ bộ phận nào cần triển khai và tài liệu nào cần hoàn thiện tiếp. Báo cáo định kỳ tập trung vào việc còn vướng và quyết định cần đưa ra.

Xây dần bộ tài liệu dùng chung

Từ các công việc thực tế, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa mẫu hợp đồng, danh mục hồ sơ và cách phê duyệt. Mẫu cần được cập nhật khi hoạt động thay đổi; người sử dụng cần biết phần nào được điền, phần nào cần trao đổi trước khi chỉnh sửa.